Pengertian Administrasi perkantoran secara singkat

TENTANG ADMINISTRASI

 

Berasal dari Bahasa latin yaitu Ad=intensif dan ministrare=melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi catatan, surat-menyurat, pembukuan ringan, mengetik, agenda, dan sebagainya administrasi teknis. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan dengan menggunakan infrastruktur tertentu yang efisien dan efektif. Sedangkan pengertian Administrasi secara luas adalah semua proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

      Definisi Administrasi dari beberapa para Ahli

      1)      Administrasi dalam arti sempit di artikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara berurut baik dari dalam maupun dari luar dengan tujuan menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkan kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Definisi administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha (Menurut Ulbert)

      2)    Administrasi ialah fungsi yang melibatkan manajemen dan pengarahan semua bagian operasi perusahaan tentang pengolahan materi keterangan, komunikasi dan ingatan organisasi (Menurut W.H Evans)

      3)   Administrasi merupakan fungsi tata penyediaan terhadap komunikasi dan pelayanan surat suati organisasi (Menurut Arthur Grager)

      4)   Administrasi merupakan cabang ilmu manajemen yang terlibat dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilaksanakan (Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson)

      5) Administrasi ialah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melakukan agar mencapai tujuan yang telah distabilkan (Menurut George Terry)

      Dari definisi administrasi tersebut kita dapat mengetahui 3 hal penting berikut 

     1.) Administrasi adalah sebuah seni sekaligus proses. Sebagai seni, administrasi membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan situasional karena selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan tempat. 

      2.) Dalam administrasi terdapat unsur-unsur tertentu, diantaranya : terdapat dua atau lebih orang di dalamnya, terjadi kerjasama antar orang tersebut yang sifatnya formal dan hirarkis, memiliki tujuan, terdapat tugas, ketersediaan sarana dan prasarana. 

      3.) Administrasi muncul secara bersamaan dengan munculnya peradaban manusia dimana administrasi tersebut untuk mencapai tujuan bersama.

      Tujuan Administrasi

    Administrasi dibutuhkan oleh tiap organisasi ataupun perusahaan. Administrasi membantu dalam hal perencanaan serta pengembangan kegiatan, demi tercapainya tujuan bersama. Setidaknya ada 4 tujuan administrasi, yaitu :

          Agar seorang usaha dapat memantau aktivitas administrasi perusahannya

         Agar seorang pelaksana usaha dapat menilai kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaan.

      Agar seorang pelaksana usaha dapat menyusun program peningkatan usaha dan kegiatan pengorganisasian.

      Agar seorang pelaksana usaha dapat mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.

    Unsur – unsur Administrasi

No	Keterangan
1	Organisasi
2	Manajemen
3	Komunikasi
4	Kepegawaian
5	Keuangan
6	Perbekalan
7	Ketatausahaan
8	Hubungan Masyarakat

Tabel diatas mewakili unsur-unsur administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib ada di sebuah bidang bisnis, dan table di bawah unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie.

No	Unsur Statis	Unsur Dinamis
1	Organisasi	= Tata Keragaan
2	Manajemen	= Tata Pimpinan
3	Komunikasi	= Tata Hubungan
4	Informasi	= Tata Keterangan
5	Personalia	= Tata Kepegawaian
6	Finansia	= Tata Keuangan
7	Materia	= Tata Perbekalan
8	Relasi Publik	= Tata Humas

    Fungsi-fungsi Administrasi

            Fungsi administrasi dan manajemen menurut Luther M. Gullick adalah sebagai suatu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), staffing (pengadaan tenaga kerja), directing (pemberi bimbingan), coordinating (pengkoordinasian), reporting (pelaporan), dan budgeting (penganggaran). Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut :

a.       Planning (perencanaan)

Yaitu dalam kegiatan administrasi atau ketatausahaan pasti memerlukan sebuah perencanaan yang baik dan matang. Contohnya pengumpulan data, penyusunan perencanaan, pengolahan data dls, dimana dalam kegiatan tersebut administrasi sangat dibutuhkan. 

b.       Organizing (pengorganisasian)

Begitu juga pengorganisian, dimana setiap melakukan kegiatan organisasi pasti sangat membutuhkan administrasi seperti contoh dalam penetapan, petugas atau pekerja. 

c.       Staffing (pengadaan tenaga kerja)

Merupakan praktek menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja dengan karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya jika tidak lagi dibutuhkan. Sehingga tenaga kerja atau karyawan yang di tetapkan sesuai pada bidangnya atau keahliannya. 

d.       Directing (oemberi bimbingan)

Fungsi yang berkaitan dengan usaha dalam membimbing, memberikan saran-saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugasnya dapat dilakukan semaksimal mungkin, dengan hasil yang memuaskan. 

e.       Coordinating (pengkoordinasian)

Yaitu proses pengkoordinasian dimana seluruh kepentingan dan tujuan dari organisasi yang dilaksanakan bias bersatu dan dapat sinkron dengan tempat dan waktunya. 

f.        Reporting (pelaporan)

Yakni bagaimana cara menginformasikan dari apa yang telah dilakukan dalam seluruh kegiatan sebagai salah satu pertanggungjawaban. 

g.       Budgeting (penganggaran)

Yaitu bagaimana cara merencanakan keuangan, berapa anggaran yang diperlukan, darimana pembiayaannnya, perhitungan uang masuk dan keluarnya, serta pengawasan yang dilakukan.

Fungsi ini dikenal dengan istilah “POSDCORB”. Dimana hal terpenting dari fungsi-fungsi tersebut yakni directing sebagai suatu konsep yang lebih lunak dari commanding.

        Ciri-ciri administrasi

        Dalam buku Dasar-dasar kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Ganda Tua Sibarani, dkk,         dijelaskan jika administrasi memiliki lima ciri penting yang patut diketahui. Ciri tersebut adalah :

a.       Terdiri atas sekelompok orang

Administrasi tidak bias hanya dilakukan oleh seseorang saja, karena membutuhkan kerja sama dari dua orang atau lebih. Sehingga ciri utama administrasi ialah terdiri atas sekelompok orang dengan tujuan yang sama. 

b.       Menjalin kerjasama

Seperti yang telah disebutkan di tas, administrasi membutuhkan kerja sama demi tercapainya tujuan bersama yang diinginkan. Apabila kerja sama tidak terjalin, maka mustahil untuk meraih tujuan tersebut. 

c.       Memiliki tujuan yang harus dicapai

Sekelompok orang menjalin kerja sama dalam melakukan suatu hal, tentunya untuk mencapai tujuan. Tanpa adana tujuan, aktivitas kerjasama tersebut tidak akan berarti apa-apa. 

d.       Adanya proses kegiatan usaha

Dalam administrasi, proses kegiatan usaha juga menjadi ciri penting lainnya. Proses ini diartikan sebagai serangkaian kegiatan usaha untuk menjalin kerja sama dan meraih tujuan. 

e.       Kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

Ciri lainnya dari administrasi ialah adanya bimbingan, kepemimpinan, serta pengawasan. Ketiga hal ini tidak dapat dipisahkan dan harus dilakukan.