FUNGSI TOOLS MAILINGS MICROSOFT WORD 2016

 

FUNGSI TAB MAILINGS

Pada Tab Mailings terdapat beberapa tools yang di kelompokan di dalam group dengan berbagai macam kegunaan yang memudahkan bagi penggunanya, berikut penjelasan group dan fungsi toolsnya.

 

    1.       Group Create, Berisi tools yang berguna untuk membuat kop dan label untuk surat, anda dapat membuat dan mencetak kop surat sesuai dengan keinginan anda dengan tools yang tersedia. Ada 2 tools yang anda dapat gunakan di dalam group create ini :

a.       Envelope, Membuat serta mencetak tulisan tentang pengirim dan penerima surat pada amplop yang akan kita buat.

b.      Labels, Membuat serta mencetak tulisan label sesuai dengan bentuk dan ukuran yang akan kita cetak.

 

    2.       Group Start Mail Merge, di Grup ini secara umum kita bias membuat surat dari mulai sampul isi dan kelengkapan-kelengkapan lainnya. Berikut tools yang terdapat di dalam group ini :

a.       Start Mail Merge, Membuat surat yang dapat dikelola untuk banyak orang sekaligus, baik surat biasa ataupun surat elektronik (Email).

b.      Select Recipients, Membuat dan mengelola daftar penerima surat secara otomatis baik dalam bentuk Microsoft Word maupun Microsoft Excel

c.       Edit Recipient List, Mengedit daftar penerima surat. Disini anda dapat mengurutkan atau menyaring daftar penerima surat sesuai dengan kebutuhan anda.

 

    3.       Group Write & Insert Fields, Berfungsi untuk mengubah surat yang anda buat seperti menandai perubahan yang ada pada dokumen, menambahkan alamat ke dalam dokumen, memberikan kalimat sapaan, menambahkan baris data dari daftar penerima, dan lain lainnya. Pada group Write & Insert Fields ini ada beberapa tools yang anda dapat gunakan, yaitu :

a.       Highlight Merge Fields, Menandai baris yang anda tambahkan ke dalam dokumen, tool atau alat ini membantu anda untuk menemukan perubahan yang ada pada dokumen surat anda sehingga anda tidak perlu lagi mencari cari perubahan yang terjadi pada dokumen anda.

b.      Address Block, Menambahkan alamat tujuan pada dokumen surat yang berfungsi agar surat yang anda buat, alamat yang ditambahkan dapat berasal dari daftar penerima yang sudah anda buat sehingga anda tidak perlu menulis ulang alamatnya secara manual.

c.       Greeting Line, Berfungsi untuk menambahkan garis sapaan dalam surat yang berguna sebagai awal pembukaan surat, seperti “dear”, “Kepada YTH”, dan macam lainnya sesuai kebutuhan para penggunanya.

d.      Insert Merge Line, Menambahkan data ke baris pada dokumen yang berasal dari daftar penerima seperti nama, alamat, nomor, dan lainnya yang ada pada daftar penerima, ketika anda selesai membuat dokumen surat semua baris yang datanya diubah dengan data yang ada pada daftar penerima maka akan diganti secara otomatis.

e.       Rules, Tools Rules berfungsi untuk menyaring data penerima yang ada pada daftar penerima dengan menggunakan kode atau script, anda mungkin akan menggunakan fungsi seperti IF, THEN, ELSE yang digunakan untuk menyaring, anda dapat menyaring daftar penerima seperti surat akan di kirim ke penerima yang bertempat tinggal tertentu sesuai keinginan pembuat.

f.        Match Fields, Memberitahukan perbedaan antara baris dari daftar penerima surat, biasanya dalam data penerima surat terdapat home dengan number home tentu dua baris itu berbeda, untuk membedakan baris tersebut anda perlu menandainya dengan Match Fileds

g.       Update Labels, Mengganti label yang sudah ada buat untuk Amplop surat anda, ketika anda sudah membuat sebuah table anda dapat menggantinya dengan label yang baru sesuai dengan keinginan anda.

 

    4.       Group Preview Result, Group in berisi Tools untuk memerika kembali daftar penerima surat yang akan dikirim, ketika anda sudah selesai membuat surat dan sudah membuat daftar penerima surat yang benar untuk itu anda harus kembali memeriksa dokumen surat anda. Berikut Tools yang ada di group Preview Result :

a.       Preview Result, Mengganti baris penerima yang ada di dokumen dengan data yang ada pada daftar penerima dan anda dapat melihat seperti apa hasilnya, tool atau alat ini bias berguna untuk membandingkan dari apa yang ada pada dokumen dengan daftar penerima.

b.      First, Previous, Go To, Next, & Last Record, Berfungsi untuk melihat penerima surat dari daftar penerima, sesuai dengan tools yang di klik. First (Halaman Penerima pertama), Previous (Halaman Penerima sebelumnya -1), Go To (Langsung menuju halaman yang kita input), Next(Halaman Penerima Selanjutnya +1) & Last Record (Halaman Penerima Terakhir)

c.       Find Recipient, Menemukan penerima dari daftar penerima lalu menunjukannya

d.      Check For Errors (ALT + SHIFT + K), Memeriksa secara otomatis  apakah ada yang error dari Mail Merge yang sudah anda buat/perbaiki.

    5.       Finish & Merge, Menyelesaikan tahap akhir dalam pembuatan atau pengiriman surat.