MEMPELAJARI SISTEM PENATAAN DOKUMEN INSTANSI ATAU PERUSAHAAN

 

Bagi staff administrasi yang bekerja di suatu instansi atau perusahaan, menata dokumen pekerjaan secara baik dan benar adalah hal yang sangat penting demi kelancaran suatu pekerjaan yang menuntut kelancaran kegiatan instansi atau perusahaan tersebut. Untuk itu, sudah hal yang wajib bagi suatu staff administrasi memiliki bekal ilmu untuk memiliki system pengelolaan penataan dokumen yang baik dan benar.

Berikut ini adalah beberapa jenis dan pengertian system penataan dokumen , yang meliputi :

1. PENATAAN DOKUMEN SISTEM NOMOR ATAU HURUF

Dalam penataan dokumen kantor dengan system nomor, arsip-arsip yang dimiliki disimpan berdasarkan pada urut-urutan nomor dari warkat yang terkait. Penataan dokumen dengan system nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi, yaitu system nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling dan duplex numerical filling.

2. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM SUBJEK/ POKOK SOAL/ POKOK MASALAH

Dalam penataan dokumen kantor menggunakan system subjek / pokok soal / pokok masalah, arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok masalah, arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan yang dimuat dalam tiap – tiap warkat.

3. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM ABJAD

Cara menyimpan arsip dengan system abjad merupakan system penyusunan yang menggunakan urut-urutan abjad dari nama orang, badan / perusahaan / organisasi, sesuai yang tertera pada warkat. 

4. PENATAAN DOKUMEN DENGA SISTEM TANGGAL / KRONOLOGIS

Penataan dokumen dengan system tanggal / kronologis merupakan cara meyimpan arsip yang penataannya didasarkan pada urut- urutan tanggal yang tertera di dalam warkat.

5. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM WILAYAH

System penataan dokumen kantor dengan menggunakan system wilayah, arsip yang dimiliki di simpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.

Di zaman digitalisasi seperti saat ini penataan file dokumen juga terlihat sangat penting agar dapat mempercepat dan mempermudah kita untuk menuju file yang  kita butuhkan baik itu di tempat penyimpanan Komputer / Laptop maupun Device lainnya. Saat menyimpan file tersebut kita pastinya membuat folder atau beberapa folder untuk tempat penyimpanan yang nantinya mudah dicari, mudah di temukan dan mudah dikirim via surel. Baik folder dan file utama kan namanya mengacu pada subjek / pokok soal / pokok masalah file yang akan di simpan.