Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian di tetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip didimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah-langkah apa yang perlu diikuti/ dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut.
Arsip disimpan di lemari atau “filling cabinet” yang ditempatkan di suatu ruang atau gedung. Lemari “filling cabinet” yang berukuran standar yang biasa untuk menyimpan arsip, terdiri atas 3 atau 4 laci. Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memperhatikan beberapa ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memilih ruang yang akan digunakan yaitu :
1. Ruangan tertutup
2. Desain ruang dirancang agar sirkulasi udara cukup dan sinar matahari tidak menyebabkan ruangan sangat panas atau sebaliknya udara menjadi lembar karena sinar matahari yang sangat kurang.
3. Ruang penyimpanan perlu dipasang hygrometer (alat pengukur kelembaban)
4. Ruang penyimpanan dilengkapi APAR (Alat Pemadam Api Ringan)
Penyimpanan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu system tertentu, yang biasa disebut system penempatan arsip secara actual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan FillingSystem, digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip.
ASAS PENYIMPANAN ARSIP
Prinsisp penyimpanan suatu arsip harus dilandasi beberapa ketentuan yakni keamanan, keawetan dan kefisienan pengelolaan. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan fleksibel perlu ditetapkan asas penyimpanan yang di sesuaikan dengan kebutuhan kondisi masin-masing kantor / instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu :
1. Asas Sentralisasi, adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim di sebut Sentral Arsip. Asas sentralisasi sebagai dasar penyimpanan arsip suatu organisasi berarti organisasi yang bersangkutan melakukan kegiatan kearsipan dengan cara pemusatan.
System penyimpanan arsip secara sentral ini hanya efisien dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil. Tujuan peyelenggaraan penyimpanan arsip berdasarkan asas sentralisasi adalah :
a. Untuk memudahkan penyeragaman prosedur penataan arsip, system penyimpanan dan penyediaan peralatan.
b. Untuk menyeragamkan keterampulan petugas arsip dan memudahkan pengembangannya sehingga diperoleh tenaga yang memenuhi syarat.
c. Untuk menekan kesalahan yang sekecil mungkin dan diharapkan dapat mencegah kesalahan secara dini dengan adanya saluran tunggal (secara sentral)
d. Untuk memperjelas tanggung jawab dalam hal ini terjadi kesalahan atau kehilangan berkas
e. Untuk lebih mengefektifkan pengawasan dengan prosedur dan pengendalian secara berkala.
2. Asas Desentralisasi, adalah penyimpanan arsip yang dilakukan semua unit kerja untuk mengelola arsipnya masing-masing. System penyimpanan yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan. Asas desentralisasi sebagai dasar penyimpanan arsip, bertujuan agar kegiatan pada setiap unit kerja yang tidak sama jenis kegiatannya dapat menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan spesifikasi unit kerjanya. Penyelenggaraan penyimpanan berdasarkan asas desentralisasi dimaksudkan agar memudahkan tiga hal berikut :
a. Dengan kegiatan yang berbeda-beda pada setiap unit kerja dimungkinkan system penyimpanan arsip dapat disesuaikan dengan kebutuhan pada unit kerja yang bersangkutan.
b. Pengurusan arsip lebih cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan karena lokasinya berada di unit kerja masing-masing.
c. Pemindahan atau penyusutan arsip dapat dilakukan dengan mudah karena langsung dikaitkan dengan kebutuhan kegiatan pada unit kerjanya.
3. Asas Campuran, Merupakan asas kombinasi antara sentralisasi dengan desentralisasi. Dalam asas campiran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelengaraan penyimpanan arsipnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri disentralisasikan. Tujuan penyimpanan arsip dengan asas campuran ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Dengan penggunaan asas kombinasi dapat terjadi munculnya pola-pola penyimpanan seperti berikut :
a. Sebagian besar unit kerja menyelenggarakan kearsipan dipusatkan dan sebagian kecil unit kerja menyelenggarakan sendiri.
b. Sebagian besar unit kerja meyelenggarakan kearsipan sendiri-sendiri dan sebagian kecl unit kerja dipusatkan.
c. Seluruh unit kerja meyelenggarakan kearsipan sendiri-sendiri, tetapi kegiatannya ditempatkan pada satu ruang atau gedung.
d. Setiap unit unit kerja menyimpan arsip sendiri-sendiri, tetapi penyelenggarannyya digabung menjadi beberapa kelompom dan tiap kelompok melakukan kegiatannya di satu ruang atau suatu gedung.
SISTEM PENATAAN ARSIP
Penataan arsip harus direncanakan seawall mungkin, artinya sejak suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaannya. Penataan arsip mencakupi 3 unsur pokok, yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. Arsip tidak sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya arsip, dalam hal ini arsip dapat berwujud apa saja (Surat, Kwitansi, Data statistic, Film, Kaset, dsb)
Penataan arsip adalah kegiatan mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis, sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe agar setiap diperlukan dapat ditemukan kembali dengan kecepatan dan ketepatan yang optimal karena arsip berguna bagi kepentingan pekerjaan.
Di dalam penataan arsip harus mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan arsip pada tempat penyimpanannya. Penataan dapat dikatakan baik jika pada waktu diperlukan dapat dengan cepat ditemukan. Kunci utama agar arsip dapat dengan cepat dapat dengan cepat ditemukan kembali terletak pada ketepatan mengenali dan memilih informasi untuk dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (indeks). Penataan arsip yang baik mengandung pengertian :
1. Hanya menyimpan arsip yang berguna bagi kepentingan pekerjaan atau manajemen. Artinya tidak semua arsip disimpan hal ini untuk menghindari pemborosan baik tenaga, waktu, tempat, peralatan dan biaya karena semakin sedikit arsip yang disimpan akan memudahkan pengelolaannya serta pengawasannya.
2. Memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai tinggi.
3. Melindungi arsip yang bersifat sangat rahasia, rahasia, dan sejenisnya.
Ada beberapa tahapan dalam penataan arsip yang perlu diperhatikan agar arsip tertata dengan baik antara lain :
a. Memisahkan arsip-arsip yang sudah selesai diproses untuk disimpan dengan arsip yang dikelola
b. Memisahkan arsip, non arsip, dan duplikasi arsip
c. Melengkapi berkas arsip
d. Menyusun secara kronologis kegiatan
e. Menentukan pokok masalah dan memberikan kode maupun indeks
f. Menyiapkan sekat dan folder sekaligus menulis kode pada tab sekat maupun kode dan indeks pada folder
g. Menulis ringkasan, kandungan berkas, awal dan akhir terciptanya arsip maupun penilaian arsip
h. Sekat dan folder dimasukan dalam laci filling cabinet dan disusun berdasarkan kode masalah
Labels: Tips dan Trik
