TENTANG PENYIMPANAN ARSIP DOKUMEN

  

     Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian di tetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip didimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah-langkah apa yang perlu diikuti/ dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut.

    Arsip disimpan di lemari atau “filling cabinet” yang ditempatkan di suatu ruang atau gedung. Lemari “filling cabinet” yang berukuran standar yang biasa untuk menyimpan arsip, terdiri atas 3 atau 4 laci. Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memperhatikan beberapa ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memilih ruang yang akan digunakan yaitu :

1. Ruangan tertutup

2. Desain ruang dirancang agar sirkulasi udara cukup dan sinar matahari tidak menyebabkan ruangan         sangat panas atau sebaliknya udara menjadi lembar karena sinar matahari yang sangat kurang.

3. Ruang  penyimpanan perlu dipasang hygrometer (alat pengukur kelembaban)

4. Ruang penyimpanan dilengkapi APAR (Alat Pemadam Api Ringan)

Penyimpanan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu system tertentu, yang biasa disebut system penempatan arsip secara actual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan FillingSystem, digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip.

ASAS PENYIMPANAN ARSIP

Prinsisp penyimpanan suatu arsip harus dilandasi beberapa ketentuan yakni keamanan, keawetan dan kefisienan pengelolaan. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan fleksibel perlu ditetapkan asas penyimpanan yang di sesuaikan dengan kebutuhan kondisi masin-masing kantor / instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu :

1. Asas Sentralisasi, adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim di sebut Sentral Arsip. Asas sentralisasi sebagai dasar penyimpanan arsip suatu organisasi berarti organisasi yang bersangkutan melakukan kegiatan kearsipan dengan cara pemusatan.

System penyimpanan arsip secara sentral ini hanya efisien dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil. Tujuan peyelenggaraan penyimpanan arsip berdasarkan asas sentralisasi adalah :

a. Untuk memudahkan penyeragaman prosedur penataan arsip, system penyimpanan dan penyediaan peralatan.

b. Untuk menyeragamkan keterampulan petugas arsip dan memudahkan pengembangannya sehingga diperoleh tenaga yang memenuhi syarat.

c. Untuk menekan kesalahan yang sekecil mungkin dan diharapkan dapat mencegah kesalahan secara dini dengan adanya saluran tunggal (secara sentral)

d. Untuk memperjelas tanggung jawab dalam hal ini terjadi kesalahan atau kehilangan berkas

e. Untuk lebih mengefektifkan pengawasan dengan prosedur dan pengendalian secara berkala.

2. Asas Desentralisasi, adalah penyimpanan arsip yang dilakukan semua unit kerja untuk mengelola arsipnya masing-masing. System penyimpanan yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan. Asas desentralisasi sebagai dasar penyimpanan arsip, bertujuan agar kegiatan pada setiap unit kerja yang tidak sama jenis kegiatannya dapat menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan spesifikasi unit kerjanya. Penyelenggaraan penyimpanan berdasarkan asas desentralisasi dimaksudkan agar memudahkan tiga hal berikut :

a. Dengan kegiatan yang berbeda-beda pada setiap unit kerja dimungkinkan system penyimpanan arsip dapat disesuaikan dengan kebutuhan pada unit kerja yang bersangkutan.

b. Pengurusan arsip lebih cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan karena lokasinya berada di unit kerja masing-masing.

c. Pemindahan atau penyusutan arsip dapat dilakukan dengan mudah karena langsung dikaitkan dengan kebutuhan kegiatan pada unit kerjanya.

3. Asas Campuran, Merupakan asas kombinasi antara sentralisasi dengan desentralisasi. Dalam asas campiran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelengaraan penyimpanan arsipnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri disentralisasikan. Tujuan penyimpanan arsip dengan asas campuran ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Dengan penggunaan asas kombinasi dapat terjadi munculnya pola-pola penyimpanan seperti berikut :

a. Sebagian besar unit kerja menyelenggarakan kearsipan dipusatkan dan sebagian kecil unit kerja menyelenggarakan sendiri.

b. Sebagian besar unit kerja meyelenggarakan kearsipan sendiri-sendiri dan sebagian kecl unit kerja dipusatkan.

c. Seluruh unit kerja meyelenggarakan kearsipan sendiri-sendiri, tetapi kegiatannya ditempatkan pada satu ruang atau gedung.

d. Setiap unit unit kerja menyimpan arsip sendiri-sendiri, tetapi penyelenggarannyya digabung menjadi beberapa kelompom dan tiap kelompok melakukan kegiatannya di satu ruang atau suatu gedung.

SISTEM PENATAAN ARSIP

Penataan arsip harus direncanakan seawall mungkin, artinya sejak suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaannya. Penataan arsip mencakupi 3 unsur pokok, yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. Arsip tidak sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya arsip, dalam hal ini arsip dapat berwujud apa saja (Surat, Kwitansi, Data statistic, Film, Kaset, dsb)

Penataan arsip adalah kegiatan mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis, sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe agar setiap diperlukan dapat ditemukan kembali dengan kecepatan dan ketepatan yang optimal karena arsip berguna bagi kepentingan pekerjaan.

Di dalam penataan arsip harus mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan arsip pada tempat penyimpanannya. Penataan dapat dikatakan baik jika pada waktu diperlukan dapat dengan cepat ditemukan. Kunci utama agar arsip dapat dengan cepat  dapat dengan cepat ditemukan kembali terletak pada ketepatan mengenali dan memilih informasi untuk dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (indeks). Penataan arsip yang baik mengandung pengertian :

1. Hanya menyimpan arsip yang berguna bagi kepentingan pekerjaan atau manajemen. Artinya tidak semua arsip disimpan hal ini untuk menghindari pemborosan baik tenaga, waktu, tempat, peralatan dan biaya karena semakin sedikit arsip yang disimpan akan memudahkan pengelolaannya serta pengawasannya.

2. Memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai tinggi.

3. Melindungi arsip yang bersifat sangat rahasia, rahasia, dan sejenisnya.

Ada beberapa tahapan dalam penataan arsip yang perlu diperhatikan agar arsip tertata dengan baik antara lain :

a. Memisahkan arsip-arsip yang sudah selesai diproses untuk disimpan dengan arsip yang dikelola

b. Memisahkan arsip, non arsip, dan duplikasi arsip

c. Melengkapi berkas arsip

d. Menyusun secara kronologis kegiatan

e. Menentukan pokok masalah dan memberikan kode maupun indeks

f. Menyiapkan sekat dan folder sekaligus menulis kode pada tab sekat maupun kode dan indeks pada folder

g. Menulis ringkasan, kandungan berkas, awal dan akhir terciptanya arsip maupun penilaian arsip

h. Sekat dan folder dimasukan dalam laci filling cabinet dan disusun berdasarkan kode masalah

MEMPELAJARI SISTEM PENATAAN DOKUMEN INSTANSI ATAU PERUSAHAAN

 

Bagi staff administrasi yang bekerja di suatu instansi atau perusahaan, menata dokumen pekerjaan secara baik dan benar adalah hal yang sangat penting demi kelancaran suatu pekerjaan yang menuntut kelancaran kegiatan instansi atau perusahaan tersebut. Untuk itu, sudah hal yang wajib bagi suatu staff administrasi memiliki bekal ilmu untuk memiliki system pengelolaan penataan dokumen yang baik dan benar.

Berikut ini adalah beberapa jenis dan pengertian system penataan dokumen , yang meliputi :

1. PENATAAN DOKUMEN SISTEM NOMOR ATAU HURUF

Dalam penataan dokumen kantor dengan system nomor, arsip-arsip yang dimiliki disimpan berdasarkan pada urut-urutan nomor dari warkat yang terkait. Penataan dokumen dengan system nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi, yaitu system nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling dan duplex numerical filling.

2. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM SUBJEK/ POKOK SOAL/ POKOK MASALAH

Dalam penataan dokumen kantor menggunakan system subjek / pokok soal / pokok masalah, arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok masalah, arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan yang dimuat dalam tiap – tiap warkat.

3. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM ABJAD

Cara menyimpan arsip dengan system abjad merupakan system penyusunan yang menggunakan urut-urutan abjad dari nama orang, badan / perusahaan / organisasi, sesuai yang tertera pada warkat. 

4. PENATAAN DOKUMEN DENGA SISTEM TANGGAL / KRONOLOGIS

Penataan dokumen dengan system tanggal / kronologis merupakan cara meyimpan arsip yang penataannya didasarkan pada urut- urutan tanggal yang tertera di dalam warkat.

5. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM WILAYAH

System penataan dokumen kantor dengan menggunakan system wilayah, arsip yang dimiliki di simpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.

Di zaman digitalisasi seperti saat ini penataan file dokumen juga terlihat sangat penting agar dapat mempercepat dan mempermudah kita untuk menuju file yang  kita butuhkan baik itu di tempat penyimpanan Komputer / Laptop maupun Device lainnya. Saat menyimpan file tersebut kita pastinya membuat folder atau beberapa folder untuk tempat penyimpanan yang nantinya mudah dicari, mudah di temukan dan mudah dikirim via surel. Baik folder dan file utama kan namanya mengacu pada subjek / pokok soal / pokok masalah file yang akan di simpan. 

FUNGSI TOOLS VIEW DI MICROSOFT WORD 2016

FUNGSI TABMENU VIEW DI MICROSOFT WORD 2016

Fungsi tab view menu pada Microsoft word adalah menampilkan dokumen mode membaca, print, maupun web, munculkan/ menyembunyikan ruler, gridlines, dan panel navigasi. Memperbesar atau memperkecil tampilan lembar kerja dan jendela pada Microsoft word.

1. Group View, berfungsi untuk melihat dokumen dengan 3 mode: membaca, print, dan wesite.

a. Read Mode, adalah tampilan membaca dokumen word dengan desain seperti membaca sebuah buku. Dengan mode ini, maka akan melihat dokumen dengan tampilan penuh, dengan setiap halaman yang digeser ke samping.

b. Print Layout, berfungsi untuk melihat dokumen dengan tampilan yang sama dengan hasil print. Mode ini sebenarnya kita jumpai saat kita membuka program word.

c. Web Layout, digunakan untuk menampilkan dokumen dalam mode website, dengan menggunakan mode ini, maka dokumen akan tampil sangat luas, tanpa batas, tak memiliki halaman.

d. Draft, Draft pada group view digunakan untuk menampilkan dokumen ke dalam mode draft, membuat konsep. Hal ini biasanya digunakan untuk penulisan buku. Dengan menuliskan list konsep maka akan mempermudah pembuatan buku.

e. Outline, Berguna untuk menuliskan outline atau garis besar serta ringkasan dokumen yang dikerjakan.

2. Group Show, Berfungsi untuk menampilkan ruler, gridline, dan panel navigasi.

a. Ruler, digunakan untuk memunculkan dan menyembunyikan tab rule, atau tab penggaris yang mengatur perpindahan paragraph, maupun text.

b. Gridlines, Berfungsi memunculkan latar belakang berupa grid atau garis-garis vertical, horizontal. Yang berguna untuk membantu meluruskan object.

c. Navigation Pane, Berfungsi untuk memunculkan panel navigasi untuk membantu pencarian kata.

3. Group Zoom, Berfungsi untuk memperbesar dan memperkecil tampilan dokumen.

a. Zoom, Dalam group zoom digunakan untuk memperbesar pengelihatan halaman.

b. 100%, adalah tampilan besar halaman sesuai dengan besar kertas saat dicetak.

c. One Page, Digunakan agar tampilan program word, menampilkan satu halaman yang utuh.

d. Multiple page, Berfungsi agar tampilan atau view jendela word berupa 2 halaman yang sejajar.

e. Page Width, berguna untuk melihat halaman  dengan tampilan penuh layar computer.

4. Group Window, Berfungsi untuk mengatur jendela halaman menjadi banyak atau satu tampilan.

a. New Window, Berfungsi untuk membuat halaman yang dipilih menjadi jendela/view/tampilan baru. Sehingga terdapat 2 jendele dalam satu dokumen yang sama.

b. Arrange All, Perintah untuk menampilkan beberapa jendela menjadi satu layar biasanya digunakan untuk mempermudah pengeditan.

c. Split, Membagi dokumen menjadi 2 bagian, dengan cara ini, kita bisa melihat satu lembar yang sama, dalam 2 bagian berbeda sehingga membantu proses editing.

d. View side by side, Digunakan untuk membuat dokumen agar bisa ditampilkan dalam jendela berbeda secara sejajar.

e. Synchronous Scrolling, Untuk mensinkronkan scroll ketika menampilkan banyak jendela yang masih dalam satu dokumen. Sehingga saat suatu dokumen dicroll maka dokumen lain juga mengikuti.

f. Reset Window Position, Mengembalikan semua view atau jendela tampilan dokumen seperti semula atau hanya ada 1 jendela dalam program Microsoft word.

g. Switch Windows, Ikon untuk beralih ke jendela lain yang masih dalam satu dokumen dengan cepat. 

5. Macros, Berfungsi untuk membuat, dan menerapkan script/pemograman pada dokumen.yang dibuat, hal ini biasanya dilakukan agar program bisa menjalankan beberapa perintah sekaligus secara otomatis.

FUNGSI TOOLS REVIEW DI MICROSOFT WORD 2016

FUNGSI TOOLS REVIEW DI MICROSOFT WORD 2016

Sekumpulan alat atau tools yang mempermudah anda untuk memeriksa kembali isi dokumen, anda dapat memeriksa pengejaan di setiap kata yang ada pada isi halaman dokumen, tidak hanya itu anda juga dapat menerjemahkan kata ke Bahasa lain, menghitung angka, bahkan anda dapat mengunci file dokumen anda agar orang lain tidak dapat merubahnya, selain itu jika ada orang lain yang melakukan perubahan dari isi halaman dokumen anda dapat melihat perubhaan apa saja yang terjadi pada isi halaman dokumen dengan tools tracking change.

1. Group Proofing,  Untuk mengecek penulisan isi dokumen, tool atau alat yang ada pada Group proofing berfungsi untuk memeriksa isi dokumen seperti kesalahan pengejaan, mengatur Bahasa ejaan atau menghitung jumlah kata yang ada pada isi dokumen, tidak hanya itu tools atau alat yang ada pada group proofing juga dapat berfungsi untuk menterjemahkan kata atau mengganti suatu kata dengan kata yang memiliki arti yang sama,

a. Speeling and Grammar, Berfungsi untuk mengecek pengejaan kata pada isi halaman dokumen

b. Thesaurus, Berguna untuk mencari kata lain yang memiliki arti yang sama

c. Word Count, Berfungsi untuk menghitung berapa jumlah kata yang ada pada dokumen

2. Smart Lookup (insight), Mempelajari lebih lanjut tentang text yang anda pilih dengan melihat definisi, gambar, dan hasil lainnya dari berbagai sumber online.

3. Group Language, Berfungsi untuk menerjemahkan text yang dipilih secara online

4. Group Comment. Sebagai catatan kecil yang berguna untuk sebagai pengingat, anda dapat memasang komentar pada kata atau kalimat yang ingin diberikan catatan tambahan, komentar dapat berupa kata atau kalimat bahkan paragraph, komentar yang anda buat dapat anda hapus atau menambahkannya, berikut penjelasan dari beberapa tools yang ada di Group Comment:

a. New Comment, Menambahkan comment pada kata atau kalimat yang dipilih

b. Delet, Berfungsi untuk menghapus comment

c. Previsious, Berfungsi untuk mengarahkan ke comment yang sebelumnya

d. Next, Berfungsi untuk mengarahkan ke comment yang selanjutnya.

5. Group Tracking, Hanya anda dapat gunakan jika file dokumen anda sudah dibuat Track Changenya, jadi ketika anda sudah membuat dokumen anda dapat memasang Track Change lalu menyimpannya, pada Group Tracking ini terdapat beberapa Tools yang anda dapat gunakan untuk melacak perubahan yang terjadi pada isi halaman dokumen.

a. Track Changers, Untuk mencari tahu perubahan yang terjadi pada dokumen

b. Ballons, Berfungsi untuk menandai perubahan pada dokumen

c. Display for Review, Untuk mengganti tampilan view perubahan isi dokumen yang ada

d. Show Markup, Mengatur apa saja yang di tunjukan dari perubahan isi dokumen, bias penghapusan kata, performatan, dan lainnya.

e. Reviewing Pane, Menunjukan perubahan pada jendela yang lain, sehingga anda dapat membandingkan dengan file yang berlum di rubah.

6. Group Changes, Perubahan yang terjadi pada isi dokumen tentu dapat di kembalikan seperti sebelum di rubah. Pada Group Changes anda dapat menyetujui atau menolak perubahan yang terjadi pada isi dokumen, pada group changes terdapat beberapa Tools yang dapat anda gunakan untuk mengatur perubahan yang terjadi pada isi halaman dokumen.

a. Accept, Untuk menyetujui perubahan dokumen

b. Reject, Untuk menolak perubahan dokumen

c. Previous, Melihat perubahan sebelumnya

d. Next, Melihat perubahan sesedahnya

7. Group Compare, Group ini menggabungkan 2 versi dokumen yang berguna untuk membandingkan, jadi jika pada dokumen anda terdapat perubahan isi dokumen sehingga terdapat dua versi, anda dapat menggabungkan 2 versi dokumen yang ada, anda juga dapat menampilkan salah satu dari perubahan atau original file dokumen anda, pada Group Compare terdiri dari 2 Tools yaitu :

a. Compare, Menggabungkan antara dua versi dokumen, baik versi yang sudah dirubah atau yang belum dirubah.

b. Combine, Menggabungkan dua dokumen menjadi satu dokumen.

8. Group Protect, Setelah anda membuat dokumen anda dapat melindungi file dokumen anda, ini berfungsi agar orang lain tidak dapat merubah isi halaman dokumen anda.

FUNGSI TOOLS MAILINGS MICROSOFT WORD 2016

 

FUNGSI TAB MAILINGS

Pada Tab Mailings terdapat beberapa tools yang di kelompokan di dalam group dengan berbagai macam kegunaan yang memudahkan bagi penggunanya, berikut penjelasan group dan fungsi toolsnya.

 

    1.       Group Create, Berisi tools yang berguna untuk membuat kop dan label untuk surat, anda dapat membuat dan mencetak kop surat sesuai dengan keinginan anda dengan tools yang tersedia. Ada 2 tools yang anda dapat gunakan di dalam group create ini :

a.       Envelope, Membuat serta mencetak tulisan tentang pengirim dan penerima surat pada amplop yang akan kita buat.

b.      Labels, Membuat serta mencetak tulisan label sesuai dengan bentuk dan ukuran yang akan kita cetak.

 

    2.       Group Start Mail Merge, di Grup ini secara umum kita bias membuat surat dari mulai sampul isi dan kelengkapan-kelengkapan lainnya. Berikut tools yang terdapat di dalam group ini :

a.       Start Mail Merge, Membuat surat yang dapat dikelola untuk banyak orang sekaligus, baik surat biasa ataupun surat elektronik (Email).

b.      Select Recipients, Membuat dan mengelola daftar penerima surat secara otomatis baik dalam bentuk Microsoft Word maupun Microsoft Excel

c.       Edit Recipient List, Mengedit daftar penerima surat. Disini anda dapat mengurutkan atau menyaring daftar penerima surat sesuai dengan kebutuhan anda.

 

    3.       Group Write & Insert Fields, Berfungsi untuk mengubah surat yang anda buat seperti menandai perubahan yang ada pada dokumen, menambahkan alamat ke dalam dokumen, memberikan kalimat sapaan, menambahkan baris data dari daftar penerima, dan lain lainnya. Pada group Write & Insert Fields ini ada beberapa tools yang anda dapat gunakan, yaitu :

a.       Highlight Merge Fields, Menandai baris yang anda tambahkan ke dalam dokumen, tool atau alat ini membantu anda untuk menemukan perubahan yang ada pada dokumen surat anda sehingga anda tidak perlu lagi mencari cari perubahan yang terjadi pada dokumen anda.

b.      Address Block, Menambahkan alamat tujuan pada dokumen surat yang berfungsi agar surat yang anda buat, alamat yang ditambahkan dapat berasal dari daftar penerima yang sudah anda buat sehingga anda tidak perlu menulis ulang alamatnya secara manual.

c.       Greeting Line, Berfungsi untuk menambahkan garis sapaan dalam surat yang berguna sebagai awal pembukaan surat, seperti “dear”, “Kepada YTH”, dan macam lainnya sesuai kebutuhan para penggunanya.

d.      Insert Merge Line, Menambahkan data ke baris pada dokumen yang berasal dari daftar penerima seperti nama, alamat, nomor, dan lainnya yang ada pada daftar penerima, ketika anda selesai membuat dokumen surat semua baris yang datanya diubah dengan data yang ada pada daftar penerima maka akan diganti secara otomatis.

e.       Rules, Tools Rules berfungsi untuk menyaring data penerima yang ada pada daftar penerima dengan menggunakan kode atau script, anda mungkin akan menggunakan fungsi seperti IF, THEN, ELSE yang digunakan untuk menyaring, anda dapat menyaring daftar penerima seperti surat akan di kirim ke penerima yang bertempat tinggal tertentu sesuai keinginan pembuat.

f.        Match Fields, Memberitahukan perbedaan antara baris dari daftar penerima surat, biasanya dalam data penerima surat terdapat home dengan number home tentu dua baris itu berbeda, untuk membedakan baris tersebut anda perlu menandainya dengan Match Fileds

g.       Update Labels, Mengganti label yang sudah ada buat untuk Amplop surat anda, ketika anda sudah membuat sebuah table anda dapat menggantinya dengan label yang baru sesuai dengan keinginan anda.

 

    4.       Group Preview Result, Group in berisi Tools untuk memerika kembali daftar penerima surat yang akan dikirim, ketika anda sudah selesai membuat surat dan sudah membuat daftar penerima surat yang benar untuk itu anda harus kembali memeriksa dokumen surat anda. Berikut Tools yang ada di group Preview Result :

a.       Preview Result, Mengganti baris penerima yang ada di dokumen dengan data yang ada pada daftar penerima dan anda dapat melihat seperti apa hasilnya, tool atau alat ini bias berguna untuk membandingkan dari apa yang ada pada dokumen dengan daftar penerima.

b.      First, Previous, Go To, Next, & Last Record, Berfungsi untuk melihat penerima surat dari daftar penerima, sesuai dengan tools yang di klik. First (Halaman Penerima pertama), Previous (Halaman Penerima sebelumnya -1), Go To (Langsung menuju halaman yang kita input), Next(Halaman Penerima Selanjutnya +1) & Last Record (Halaman Penerima Terakhir)

c.       Find Recipient, Menemukan penerima dari daftar penerima lalu menunjukannya

d.      Check For Errors (ALT + SHIFT + K), Memeriksa secara otomatis  apakah ada yang error dari Mail Merge yang sudah anda buat/perbaiki.

    5.       Finish & Merge, Menyelesaikan tahap akhir dalam pembuatan atau pengiriman surat.

FUNGSI TOOLS REFERENCES DI MICROSOFT WORD 2016

 

FUNGSI TAB REFERENCES

    1.       Group Table of Contents, beberapa tools yang berfungsi untuk Membuat daftar isi otomatis

a.       Table of Contents, Membuat table data dari judul atau sub judul yang ada pada isi halaman .

b.      Add Text, Berfungsi untuk menambahkan paragraph kedalam table of content sehingga dapat ditandai dengan level 1, level 2, dan level 3 agar dapat terbaca pada table of content.

c.       Update Table, Berguna untuk memperbaharui data dari table of content ketika anda melakukan penambahan atau pengurangan dari judul atau sub judul yang anda sudah tandai, ada 2 hal yang di perbaharui pada table content yaitu daftar judul atau sub judul yang ditambah dan letak judul atau sub judul berada di halaman berapa.

    2.       Group Footnotes, Group ini berisi dengan tools yang dapat anda gunakan untuk membuat dan mengatur rujukan atau referensi yang ada pada buku atau halaman.

a.       Insert Footnote, berfungsi untuk menambahkan catatan kaki kedalam document dan meletakannya pada bawah halaman/margin document.

b.      Insert Endnote, Memasukan kutipan, sumber, maupun penulis pada text yang kita pilih.

c.       Next Footnote, Berfungsi mengarahkan atau menunjukan catatan kaki yang ada pada dokumen sehingga anda tidak perlu bingung untuk mencari catatan kaki secara manual

d.      Show Notes, Berfungsi untuk menunjukan kata yang ditunjuk mengarah ke catatan kaki, sehingga anda bias tau pasangan dari nomor dengan catatan kaki.

    3.       Group Citations & Bibliography, Group ini berisi tools atau alat yang dapat anda gunakan untuk mengatur penggunaan daftar pustaka sehingga anda tidak akan lupa dari mana sajakah sumber yang diambil untuk mengisi buku atau makalah yang anda buat, penggunaan daftar pustaka cukup penting karena tentu saja anda memerlukan referensi materi dari buku lain untuk membuat buku anda sendiri dan untuk menjaga hak cipta dari buku yang kita kutip, pada Group Citations & Bilbliography memiliki 4 buah tool atau alat yang dapat anda gunakan untuk mengatur daftar pustaka.

a.       Insert Citation, Memasukan kutipan pada isi halaman dokumen dimana letak kursor yang kita atur berbeda.

b.      Manage Sources, Mengatur semua kutipan yang ada pada dokumen kita agar anda dapat mengatur kutipan supaya tidak ada kutipan yang ganda termasuk yang sudah ada pada isi halaman dokumen.

c.       Bibliography Style, Mengatur format dari kutipan yang kita masukan agar daftar kutipan yang anda buat terlihat professional dan berpengalaman, anda dapat mengatur sesuai dengan keinginan anda.

d.      Bibliography, Berfungsi untuk menambahkan daftar pustaka dari kutipan yang ada karena antara kutipan dengan daftar pustaka memiliki hubungan satu sama lain.

    4.       Group Caption, Berisi dengan tool atau alat yang berfungsi memberikan keterangan pada gambar, diagram, atau object lain yang ada pada isi halaman dokumen anda, biasanya gambar yang ada pada isi dokumen perlu di berikan catatan agar si pembaca mengerti apa maksud dari gambar tersebut meskipun gambar juga dapat digunakan untuk memperjelas maksud dari isi buku atau makalah yang anda buat,

a.       Insert Caption, Untuk menambahkan keterangan dari gambar atau ilustrasi yang ada pada isi halaman dokumen anda.

b.      Insert table of Figures, berguna untuk menambah daftar untuk gambar yang ada pada dokumen agar anda dapat melihat gambar apa saja yang ada pada dokumen anda, dengan daftar ini pembaca tidak perlu bingung untuk mencari gambar yang ada pada dokumen anda.

c.       Update table, Memperbaharui daftar gambar yang anda buat pada dokymen sehingga anda dapat merubah daftar gambar sesuai dengan kebutuhan anda, secara otomatis Microsoft Word akan mengurutkan gambar yang anda tambahkan pada dokumen.

d.      Cross-Reference, Berfungsi untuk menambahkan referensi lain kedalam referensi yang anda buat agar jika ada memiliki kata dengan referensi yang sama maka anda tidak perlu menuliskannya berulang, anda cukup menghubungkannya dengan menggunakan tool ata alat Cross-Reference.

    5.       Group Index, Berisi tools yang digunakan untuk membuat daftar kata masukkan yang baru pada dokumen sehingga anda dapat membedakan kata lama dengan kata yang baru anda tambahkan kedalam dokumen.

a.       Mark Entry, Menandai kata yang baru anda tambahkan ke dalam dokumen, sehingga anda dapat membedakan kata lama dengan kata yang baru anda tambahkan.

b.      Insert Index, Berguna untuk menambahkan daftar kata yang sudah anda index ke dalam dokumen sehingga anda tidak perlu mencatat secara manual dan mengingat semua kata yang ingin ditambahkan.

c.       Update Index, Memperbaharui daftar kata yang di indexkan sehingga anda dapat merubah daftar index sesuai dengan kebutuhan.

     

    6.       Group Table of Authorities, Group ini berisi dengan tools yang dapat anda gunakan untuk membantu menandai dan menambahkan kata atau kalimat kutipan ke dalam daftar authorities, pada Group Table of Authorities terdapat 3 buah tool atau alat yang dapat anda gunakan untuk mengatur daftar authorities.

a.       Mark Citation, Untuk menandai kata atau kalimat yang akan di masukan ke dalam Table of Authorities.

b.      Insert Table of Authorities, Berfungsi untuk menambahkan daftar Table of Authorities ke dalam dokumen.

c.       Update Table, Untuk memperbaharui daftar Table of Authorities yang sudah anda buat.